Profexio is een webapplicatie voor projectadministratie. Voor gegevens die wij gebruiken om accounts, abonnementen, support en beveiliging te regelen, is Profexio verwerkingsverantwoordelijke.

Voor gegevens die gebruikers zelf in de applicatie zetten over hun klanten, projecten, offertes, werkbonnen, foto's, documenten, meerwerk, facturen en opleverdossiers, verwerkt Profexio die gegevens in opdracht van de gebruiker. In dat geval is de gebruiker verwerkingsverantwoordelijke en is Profexio verwerker.

Contact over privacy kan via info@profexio.nl. Definitieve handelsnaam, KvK-nummer en vestigingsadres worden aangevuld zodra de bedrijfsregistratie voor Profexio definitief is vastgelegd.

Afhankelijk van hoe je Profexio gebruikt, verwerken we deze soorten gegevens:

• accountgegevens, zoals naam, e-mailadres, wachtwoordhash en organisatiegegevens;
• bedrijfsgegevens, zoals bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-nummer, IBAN, logo, huisstijl en e-mailhandtekening;
• klant- en projectgegevens die je zelf invoert, zoals namen, adressen, contactgegevens, afspraken, werkomschrijvingen, prijzen en statusinformatie;
• documenten en bestanden, zoals foto's, bonnen, werkbonnen, handtekeningen, offertes, facturen, opleverdossiers en bijlagen;
• communicatiegegevens, zoals verzonden klantmails, afleverstatussen, supportvragen en reacties op publieke klantlinks;
• technische gegevens, zoals IP-adres, browsergegevens, sessiecookies, logregels, beveiligingsmeldingen en tijdstippen van acties.

Profexio is niet bedoeld voor bijzondere persoonsgegevens, medische gegevens, strafrechtelijke gegevens of gegevens van kinderen. Upload of noteer die gegevens alleen als dat strikt nodig is voor je eigen project en je daar zelf een geldige grondslag voor hebt.

We gebruiken gegevens voor praktische doelen die bij de dienst horen:

• accounts aanmaken, inloggen, organisaties beheren en toegang beveiligen;
• de projectadministratie leveren: klanten, projecten, offertes, werkbonnen, meerwerk, foto's, documenten, opleverdossiers en facturen;
• publieke klantlinks tonen en akkoord, handtekening, naam, tijdstip en IP vastleggen;
• mails versturen namens de gebruiker en afleverstatussen verwerken;
• abonnementen, facturatie, proefperiodes en betaling verwerken;
• support geven, fouten onderzoeken, misbruik voorkomen en beveiliging verbeteren;
• voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals administratie- en bewaarplichten.

Voor eigen verwerkingen gebruiken we waar passend deze AVG-grondslagen:

• uitvoering van de overeenkomst, bijvoorbeeld voor accounttoegang en de applicatie;
• wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor administratie en fiscale bewaarplichten;
• gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor beveiliging, foutopsporing, fraudepreventie en productverbetering zonder onnodige inbreuk op privacy;
• toestemming, als we later optionele cookies, marketing of nieuwsbrieven gebruiken.

Voor klant- en projectgegevens die de gebruiker invoert, verwerkt Profexio de gegevens op instructie van die gebruiker. De gebruiker bepaalt dan zelf de grondslag richting zijn of haar klant.

We verkopen geen persoonsgegevens. We delen gegevens alleen als dat nodig is voor de dienst, beveiliging, betaling, support of wettelijke verplichtingen.

Profexio gebruikt onder meer deze soorten leveranciers:

• Supabase voor database, authenticatie en bestandsopslag;
• Resend voor het versturen van e-mail;
• een betaalprovider voor abonnementen en betaalgegevens wanneer betaling actief is;
• hosting-, beveiligings- en infrastructuurpartijen voor beschikbaarheid en bescherming;
• support- en foutanalysehulpmiddelen als dat nodig is om problemen op te lossen.

Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken maken we verwerkersafspraken. Als gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebruiken we passende waarborgen, zoals contractuele afspraken of standaardbepalingen waar dat nodig is.

We bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

• account- en organisatiegegevens bewaren we zolang het account of abonnement loopt;
• klant-, project-, document- en factuurgegevens bewaren we zolang de gebruiker deze in de applicatie laat staan of zolang dat nodig is voor de dienst;
• factuur- en administratiegegevens bewaren we zolang dat nodig is voor fiscale en wettelijke verplichtingen;
• technische logs bewaren we zo kort mogelijk, tenzij ze nodig zijn voor beveiliging;
• back-ups worden na verloop van tijd overschreven volgens het normale back-upproces.

Na beëindiging van een account maken we waar redelijk mogelijk export of verwijdering mogelijk. Sommige gegevens kunnen langer blijven staan als dat nodig is voor wettelijke verplichtingen, geschilafhandeling of beveiliging.

We nemen technische en organisatorische maatregelen die passen bij een SaaS-applicatie voor projectadministratie.

• inloggen via Supabase Auth met beveiligde sessiecookies;
• organisatie-scheiding in de database met tenant-controles en RLS-beleid;
• server-side toegangscontroles voordat gegevens worden gelezen of aangepast;
• signed upload- en downloadlinks voor bestanden waar dat nodig is;
• beperkte toegang tot productiegegevens en logging voor misbruikonderzoek;
• versleutelde verbindingen via HTTPS in productie.

Geen enkel systeem is volledig risicovrij. Meld vermoedelijke kwetsbaarheden of datalekken direct via het contactadres hierboven.

Profexio gebruikt noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken om inloggen, sessies, beveiliging en de werking van de applicatie mogelijk te maken.

We gebruiken op dit moment geen advertentiecookies of trackingcookies voor externe advertentieprofielen. Als we later analytische of marketingcookies plaatsen waarvoor toestemming nodig is, vragen we die toestemming vooraf en passen we dit beleid aan.

Je kunt ons vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar tegen verwerking van persoonsgegevens. Als verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je die toestemming intrekken.

Gaat het om gegevens die een vakman in Profexio over jou als klant heeft ingevoerd? Neem dan eerst contact op met die vakman. Profexio verwerkt die gegevens namelijk in opdracht van de gebruiker. Waar nodig helpen wij de gebruiker om jouw verzoek af te handelen.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We proberen klachten liever eerst praktisch met je op te lossen.

We kunnen dit privacybeleid aanpassen als de applicatie, leveranciers of wetgeving veranderen. Bij belangrijke wijzigingen melden we dat in de applicatie of per e-mail.

Laatst bijgewerkt: 16 juni 2026.