Deze algemene voorwaarden gelden voor het gebruik van Profexio, de webapplicatie voor projectadministratie. Profexio is bedoeld voor zakelijke gebruikers, zoals zelfstandige vakmensen en kleine teams.

Door een account aan te maken, de applicatie te gebruiken of een abonnement af te nemen, ga je akkoord met deze voorwaarden. Afwijkende afspraken gelden alleen als die schriftelijk zijn bevestigd.

Definitieve handelsnaam, KvK-nummer en vestigingsadres worden toegevoegd zodra de bedrijfsregistratie voor Profexio definitief is vastgelegd. Contact kan via info@profexio.nl.

Profexio helpt gebruikers om klanten, projecten, offertes, werkbonnen, meerwerk, foto's, documenten, opleverdossiers en facturen in één projectverloop te beheren.

Profexio is geen boekhoudkantoor, juridisch adviseur, belastingadviseur of incassodienst. Je blijft zelf verantwoordelijk voor de inhoud van offertes, voorwaarden, werkbonnen, facturen, btw, prijzen, afspraken met klanten en de juistheid van je administratie.

Je bent verantwoordelijk voor de gegevens in je account, de gebruikers die je toegang geeft en het veilig houden van inloggegevens. Gebruik sterke wachtwoorden en deel accounts niet onnodig.

Wij mogen toegang tijdelijk beperken als dat nodig is voor beveiliging, misbruikonderzoek, onderhoud, betalingsproblemen of bescherming van andere gebruikers.

Je gebruikt Profexio zorgvuldig en alleen voor legitieme zakelijke administratie.

• Geen uploads of berichten die onrechtmatig, misleidend of schadelijk zijn.
• Geen poging om toegang te krijgen tot gegevens van andere organisaties.
• Geen misbruik van publieke klantlinks, e-mailfuncties of uploadmogelijkheden.
• Geen gebruik dat de beschikbaarheid, veiligheid of werking van de dienst verstoort.

Als je klantgegevens, foto's of documenten uploadt, zorg je zelf dat je die gegevens mag verwerken en delen binnen Profexio.

Profexio kan persoonlijke links maken voor offertes, meerwerk, werkbonnen, facturen en opleverdossiers. Via die links kunnen klanten documenten bekijken, downloaden, akkoord geven of ondertekenen.

Wij leggen daarbij technische gegevens vast, zoals tijdstip, naam, handtekening en waar relevant IP-adres. Jij blijft verantwoordelijk voor de juiste tekst, bedragen, bijlagen, voorwaarden en het gebruik van de klantlink richting je klant.

Profexio Compleet kost €39 per maand, exclusief btw, tenzij anders afgesproken. Nieuwe gebruikers kunnen 30 dagen gratis starten. Na de proefperiode is het abonnement maandelijks opzegbaar.

Betaling loopt via de aangeboden betaalmethode of betaalprovider. Als betaling mislukt of te lang openstaat, mogen we de toegang beperken totdat de betaling is voldaan.

We mogen prijzen wijzigen. Bij een prijswijziging voor bestaande abonnementen informeren we je vooraf. Als je niet akkoord wilt gaan, kun je opzeggen vóór de wijziging ingaat.

Jij behoudt de rechten op de gegevens, documenten, foto's en teksten die je in Profexio zet. Wij gebruiken die data alleen om de dienst te leveren, te beveiligen, support te geven en te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Je bent zelf verantwoordelijk voor eigen administratie- en bewaarplichten. Maak tijdig exports of kopieën van gegevens die je buiten Profexio moet bewaren.

Na beëindiging van je abonnement kunnen we data na verloop van tijd verwijderen, tenzij we die nog moeten bewaren voor wettelijke verplichtingen, beveiliging of geschilafhandeling.

We doen ons best om Profexio stabiel en veilig beschikbaar te houden. Toch kunnen storingen, onderhoud, internetproblemen of problemen bij leveranciers voorkomen.

We mogen de applicatie aanpassen, verbeteren of tijdelijk onderbreken voor onderhoud. Waar redelijk mogelijk proberen we ingrijpend onderhoud vooraf te plannen of aan te kondigen.

Op persoonsgegevens is ook het privacybeleid van toepassing. Voor gegevens die jij als gebruiker invoert over jouw klanten, medewerkers, projecten en documenten, treedt Profexio op als verwerker.

Deze voorwaarden bevatten daarom de kern van de verwerkersafspraken:

• onderwerp: verwerking van klant-, project-, document-, foto-, werkbon-, offerte-, factuur- en dossiergegevens binnen Profexio;
• duur: zolang je account of abonnement loopt en zolang verwerking nodig is voor afronding, export, verwijdering of wettelijke verplichtingen;
• doel: het leveren, beveiligen en ondersteunen van de projectadministratie en klantlinks;
• betrokkenen: gebruikers, hun klanten, contactpersonen, medewerkers en personen die in documenten of foto's voorkomen;
• gegevens: namen, contactgegevens, adressen, projectgegevens, documenten, foto's, handtekeningen, financiële gegevens, communicatiegegevens en technische logs.

Profexio verwerkt deze gegevens alleen op jouw instructie, tenzij wetgeving ons iets anders verplicht. Personen die namens Profexio toegang hebben tot persoonsgegevens zijn gehouden aan vertrouwelijkheid.

Profexio mag subverwerkers inschakelen voor hosting, database, authenticatie, opslag, e-mail, betaling, beveiliging, support en foutanalyse. We kiezen partijen die passende beveiligingsmaatregelen bieden en leggen waar nodig verwerkersafspraken vast.

Bij belangrijke wijzigingen in subverwerkers informeren we gebruikers via de applicatie, e-mail of documentatie. Als je redelijke privacybezwaren hebt tegen een nieuwe subverwerker, kun je contact opnemen.

Bij een datalek dat gevolgen heeft voor jouw gegevens informeren we je zonder onredelijke vertraging, zodat je zelf kunt beoordelen of melding aan betrokkenen of toezichthouder nodig is.

Profexio is bedoeld als hulpmiddel. We zijn niet aansprakelijk voor fouten in door jou ingevoerde gegevens, gemiste fiscale verplichtingen, verkeerde offertes, foutieve facturen, afspraken met jouw klanten of beslissingen die je neemt op basis van gegevens in de applicatie.

Voor zover wettelijk toegestaan is onze totale aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat je in de drie maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis voor Profexio hebt betaald, met een maximum van €250. Deze beperking geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid.

Indirecte schade, gevolgschade, gemiste winst, gemiste opdrachten, verlies van goodwill en schade door bedrijfsstagnatie zijn uitgesloten voor zover wettelijk toegestaan.

Je kunt een maandelijks abonnement maandelijks opzeggen. De toegang blijft normaal lopen tot het einde van de betaalde periode, tenzij sprake is van misbruik, ernstige schending van deze voorwaarden of veiligheidsrisico's.

Na beëindiging ben je zelf verantwoordelijk voor het tijdig exporteren of bewaren van gegevens die je nodig hebt voor je administratie, klanten of wettelijke bewaarplichten.

We kunnen deze voorwaarden aanpassen als de dienst, wetgeving, prijsstructuur of leveranciers veranderen. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je vooraf.

Als je de dienst blijft gebruiken na de ingangsdatum van gewijzigde voorwaarden, gelden de nieuwe voorwaarden. Ben je het er niet mee eens, dan kun je opzeggen.

Laatst bijgewerkt: 16 juni 2026.

Op deze voorwaarden en het gebruik van Profexio is Nederlands recht van toepassing. Geschillen proberen we eerst praktisch op te lossen. Lukt dat niet, dan wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter.