Kernpunten
- Een nacalculatie zet je werkelijke uren en kosten naast je calculatie vooraf, als het werk klaar is en de laatste inkoopfactuur binnen is.
- “Op basis van nacalculatie” op een offerte betekent dat de prijs nog niet vaststaat en je achteraf afrekent op de werkelijke uren en kosten.
- Een richtprijs mag je niet met meer dan 10% overschrijden, tenzij je de klant zo tijdig mogelijk waarschuwt.
- Reken uren om met je kostprijs per uur, niet met je verkooptarief, en reken afgesproken meerwerk apart.
- Profexio heeft geen knop die de nacalculatie afmaakt: je ziet uren tegen het urenbudget en bonnen per project, de laatste optelling doe je zelf.
Kort gezegd: je resultaat is de verkoopprijs min de werkelijke kosten, allebei zonder btw. Het verschil met je voorcalculatie laat zien waar je te laag of te hoog zat. Bij een vaste prijs verandert de nacalculatie niets aan je factuur: je gebruikt de uitkomst om je volgende calculatie te verbeteren.
Zoek je de nacalculatie voor zorgaanbieders in de Wlz?Dat is iets anders. Dit artikel gaat over projecten in de bouw en de techniek.
Wat is een nacalculatie?
Een nacalculatie is de controle achteraf op je calculatie. Vooraf schat je hoeveel uren en materiaal een project kost. Achteraf tel je op wat het echt was. Zo weet je per project of je geld hebt verdiend, en op welke post het misging.
| Voorcalculatie | Nacalculatie | |
|---|---|---|
| Wanneer | Voordat je de prijs afgeeft | Als het werk klaar is en de laatste inkoopfactuur binnen is |
| Waar je mee rekent | Geschatte uren en verwachte inkoopprijzen | Geboekte uren, bonnen en inkoopfacturen |
| De vraag | Wat gaat het kosten en wat vraag ik ervoor? | Wat heeft het gekost en wat hield ik over? |
| Wat je ermee doet | Een offerte maken | Je volgende calculatie bijstellen |
Schuif de tabel opzij
Wat betekent “op basis van nacalculatie” op een offerte?
Dan staat de prijs nog niet vast. Je rekent achteraf af op de werkelijke uren en kosten, meestal tegen afgesproken tarieven. In de bouw heet dat ook regie. Het woord is hetzelfde, maar het doel is anders: hier bepaalt de nacalculatie wat de klant betaalt.
De wet geeft daarvoor een grens. Is er geen prijs bepaald, of alleen een richtprijs, dan betaalt de klant een redelijke prijs. Een richtprijs mag je niet met meer dan 10% overschrijden, tenzij je de klant zo tijdig mogelijk waarschuwt dat het meer wordt. Dat geldt ook als de prijs afhangt van een geschatte tijdsduur. Zie artikel 7:752 BW.
| Afspraak | Wat de klant betaalt | Waar de nacalculatie voor dient |
|---|---|---|
| Vaste prijs | De afgesproken prijs, plus meerwerk dat je hebt afgesproken | Je eigen controle: wat hield je over? |
| Op basis van nacalculatie (regie) | De werkelijke uren en kosten, binnen wat redelijk is | De basis voor je factuur |
| Richtprijs | Een redelijke prijs, tot 10% boven de richtprijs tenzij je op tijd waarschuwt | De basis voor je factuur, en je controle op die grens |
Schuif de tabel opzij
Voorbeeld van een nacalculatie: badkamer met vaste prijs
Een badkamer is aangenomen voor € 9.800 exclusief btw. In de calculatie staan 64 uur tegen een kostprijs van € 42 per uur. Het werk kostte uiteindelijk 78 uur, en het materiaal en de afvoer vielen duurder uit. Project en bedragen zijn verzonnen; gebruik ze niet als tarief voor je eigen werk.
| Post (excl. btw) | Verschil | Voorcalculatie | Werkelijk |
|---|---|---|---|
| Arbeid (64 en 78 uur × € 42) | + € 588 | € 2.688 | € 3.276 |
| Materiaal | + € 270 | € 3.150 | € 3.420 |
| Elektra door onderaannemer | € 0 | € 640 | € 640 |
| Container en afvoer | + € 55 | € 180 | € 235 |
| Totale kosten | + € 913 | € 6.658 | € 7.571 |
| Verkoopprijs | € 0 | € 9.800 | € 9.800 |
| Resultaat | − € 913 | € 3.142 | € 2.229 |
| Resultaat in % van de verkoopprijs | − 9,3 procentpunt | 32,1% | 22,7% |
| Post (excl. btw) | Voorcalculatie | Werkelijk | Verschil |
|---|---|---|---|
| Arbeid (64 en 78 uur × € 42) | € 2.688 | € 3.276 | + € 588 |
| Materiaal | € 3.150 | € 3.420 | + € 270 |
| Elektra door onderaannemer | € 640 | € 640 | € 0 |
| Container en afvoer | € 180 | € 235 | + € 55 |
| Totale kosten | € 6.658 | € 7.571 | + € 913 |
| Verkoopprijs | € 9.800 | € 9.800 | € 0 |
| Resultaat | € 3.142 | € 2.229 | − € 913 |
| Resultaat in % van de verkoopprijs | 32,1% | 22,7% | − 9,3 procentpunt |
Schuif de tabel opzij
De badkamer leverde nog steeds geld op, maar € 913 minder dan gepland. Bijna twee derde daarvan zit in de 14 extra uren. Dat is de eerste plek om te kijken: waren die uren werk dat je te krap had ingeschat, of werk dat niet in de offerte stond?
Zie per project waar je uren en bonnen naartoe gaan
Uren tegen je begroting en bonnen per project, op één plek. Zonder creditcard, maandelijks opzegbaar.
Start 30 dagen gratisZo maak je een nacalculatie in vijf stappen
- 1Pak de calculatie die de klant heeft geaccepteerd.Neem de versie met de gekozen opties, niet je eerste concept.
- 2Tel de geboekte uren op.Reken ze om met je kostprijs per uur, niet met je verkooptarief. Houd reistijd apart als die niet in je calculatie zit.
- 3Tel alle kosten op.Bonnen, inkoopfacturen en onderaannemers, zonder btw. Wacht tot de laatste factuur binnen is.
- 4Reken meerwerk apart.Tel afgesproken meerwerk bij de verkoopprijs en de kosten ervan bij de werkelijke kosten. Anders lijkt een project slechter of beter dan het was.
- 5Vergelijk per post en schrijf één aanpassing op.Eén concrete wijziging voor je volgende calculatie is genoeg, bijvoorbeeld meer uren per m² tegelwerk.
Reken je met of zonder btw?
Meestal zonder. Btw op je zakelijke kosten kun je vaak aftrekken als voorbelasting, dus die btw is geen kostenpost. Betaal je geen btw over je omzet, dan mag je de btw op je kosten niet aftrekken. Reken dan met de bedragen inclusief btw. De regels staan bij de Belastingdienst.
Wat doe je met de uitkomst?
Een nacalculatie is pas iets waard als je volgende calculatie erdoor verandert. Kijk per afwijking waar die vandaan komt.
| Wat je ziet | Waar je naar kijkt | Wat je aanpast |
|---|---|---|
| Meer uren op één soort werk | Was je inschatting te krap, of liep het werk anders? | Je uren per eenheid in je calculatie |
| Uren die niet in de offerte stonden | Heeft de klant extra gevraagd zonder dat je het vastlegde? | Meerwerk meteen vastleggen, met akkoord van de klant |
| Materiaal duurder dan gerekend | Is de inkoopprijs gestegen, of gebruikte je meer dan je rekende? | Je inkoopprijs, of de hoeveelheid inclusief snijverlies |
| Kosten die nergens in staan | Welke post ontbreekt, zoals een container of parkeren? | Een vaste regel in je calculatie |
| Veel minder uren dan begroot | Rekende je te ruim, en was je prijs daardoor hoger dan nodig? | Je uren per eenheid, de andere kant op |
Schuif de tabel opzij
Kun je een tegenvaller alsnog factureren?
Bij een vaste prijs is een tegenvaller in principe voor jou. Vraagt de klant om toevoegingen of veranderingen, dan mag je alleen meer rekenen als je de klant op tijd hebt gewezen op de hogere prijs, tenzij de klant dat zelf had moeten begrijpen. Zie artikel 7:755 BW. Leg het daarom vast op het moment dat het speelt, niet pas bij de nacalculatie. Dit is geen juridisch advies; twijfel je over een concreet geval, leg het dan voor aan een jurist.
Nacalculatie in Profexio: wat je wel en niet ziet
De cijfers voor een nacalculatie staan in Profexio al bij het project, omdat je ze tijdens het werk invult. De begroting ligt vast uit de geaccepteerde offertes. Heeft een project geen offerte, dan kies je een calculatie als begroting. Je ziet dan de begrote uren en de begrote kosten exclusief btw.
Je uren boek je op het project. Onder Uren, bij Rapportage en dan Projecten, zie je per project de gemaakte uren tegen de begrote uren, met de status Op schema, Bijna op of Over begroting. Alleen calculatieregels van het type Arbeid met de eenheid uur tellen mee in het urenbudget. Reistijd telt niet mee in die voortgang.
Je kostenbonnen koppel je aan het project, met leverancier, bedrag en btw-percentage. In de lijst staan de bedragen inclusief btw. Met Exporteer krijg je een CSV-bestand waarin ook het bedrag exclusief btw per bon staat, en dat heb je nodig voor stap 3.
Wat Profexio niet doet: er is geen knop die de nacalculatie voor je afmaakt. Je ziet uren tegen het urenbudget en bonnen per project, maar geen werkelijke marge in euro's. De verwachte marge bij het project komt uit de offerte en verandert niet als je uren of bonnen hoger uitvallen. Inkoopfacturen die je niet als bon invoert, tellen niet mee. De laatste optelling uit de tabel hierboven doe je dus zelf, en Profexio is geen boekhoudpakket: je boekhouder blijft ernaast.
Werk je met een richtprijs of maximumprijs, dan geeft Profexio een seintje als je facturen en wat klaarstaat om te factureren in de buurt van die afspraak komen. Probeer Profexio 30 dagen gratis, zonder creditcard en maandelijks opzegbaar.
Bronnen
Gecontroleerd op 3 november 2026. Dit is geen juridisch of fiscaal advies.
- Artikel 7:752 BW: prijs en richtprijs
- Artikel 7:755 BW: toevoegingen en veranderingen
- Belastingdienst: hoe zit het met btw aftrekken?
Veelgestelde vragen
Wat is een nacalculatie?
Een berekening na afloop van een project, waarin je de werkelijke uren en kosten vergelijkt met je calculatie vooraf. Zo zie je wat je echt hebt overgehouden en op welke post je afweek.
Wat is het verschil tussen voorcalculatie en nacalculatie?
De voorcalculatie maak je vóór het werk, met geschatte uren en verwachte prijzen, om tot een offerte te komen. De nacalculatie maak je erna, met geboekte uren en echte kosten, om te zien of de schatting klopte.
Wat betekent op basis van nacalculatie?
Dat de prijs nog niet vaststaat en je achteraf afrekent op de werkelijke uren en kosten. Dat heet ook regie. Is er geen prijs bepaald of alleen een richtprijs, dan betaalt de klant een redelijke prijs.
Hoe bereken je een nacalculatie?
Tel de geboekte uren maal je kostprijs per uur op bij je werkelijke materiaal- en onderaannemerskosten, zonder btw. Trek dat af van de verkoopprijs inclusief afgesproken meerwerk. Vergelijk de uitkomst per post met je voorcalculatie.
Wanneer maak je een nacalculatie?
Als het werk klaar is en de laatste inkoopfactuur binnen is. Tussendoor kijken kan ook: dan zie je of een project uit de hand loopt terwijl je nog kunt bijsturen.
Kan ik een nacalculatie in Excel maken?
Ja. Vier kolommen zijn genoeg: post, voorcalculatie, werkelijk en verschil, zoals in het voorbeeld in dit artikel. Het werk zit in het verzamelen van de uren en bonnen, niet in de rekensom. Waar een Excel-administratie vastloopt, lees je op alternatief voor Excel.
Wat is nacalculatie in het Engels?
Meestal post-calculation of actual costing. “Op basis van nacalculatie” vertaal je als “based on actual costs”.
